Fieldo Privacy Policy

Last updated: May 2026

Fieldo is a workplace attendance, field visit, planning, leave, expense, and notification application used by employers and their authorized staff. This policy explains how personal data is processed when an employer enables Fieldo for its organization.

1. Who controls the data

Your employer is normally the controller of employment and attendance records. Fieldo and its technical operator process data to provide, secure, maintain, and support the service according to the employer's configuration and applicable agreements.

2. Data we process

• Account details: name, email address, phone number, job title, role, assigned branches, shifts, and employer settings.
• Attendance records: check-in and check-out times, work mode, shift context, late or early status, and optional notes.
• Location data: precise or approximate location only when needed for attendance geofence checks, branch setup, field visits, or an explicit manager location request.
• Camera and face images: photos captured for attendance or field visit verification when the employer policy is Required or Optional.
• Photo library: when you choose an existing image for verification or attachments, the app accesses only the images you select.
• Field visit data: visit open and close times, city or stop details, map coordinates, and optional notes.
• Requests and approvals: leave, permissions, work plans, expense claims, deductions, and manager or administrator decisions.
• Device and notification data: push notification token (for example via Expo and Firebase Cloud Messaging on Android), platform, channel preferences, and scheduled local reminders you enable.
• Technical logs: error events, security events, IP address, and basic device or request metadata needed to operate and protect the service.

3. Why we process data

• To record attendance, field visits, work plans, requests, approvals, and reports for the employer.
• To verify that attendance is performed at an allowed branch or approved work location.
• To verify identity with a camera or selected photo where the employer requires or permits it.
• To send work-related notifications and approval updates.
• To protect accounts, prevent abuse, troubleshoot issues, and comply with legal obligations.

4. Location, camera, notifications, and microphone

Fieldo requests location permission while the app is in use. The production Android configuration does not declare ACCESS_BACKGROUND_LOCATION. Camera permission is used only for in-app capture or attachment flows for attendance or field visit verification. Microphone recording is not used for core attendance features; Android audio recording permission is blocked in app configuration.

Notifications may include server-driven messages and locally scheduled shift reminders when you use the app and grant notification permission.

5. Sharing

Fieldo does not sell employee data. Data may be shared with authorized employer administrators and managers according to their roles, with service providers needed to host the API, send email or push notifications (including cloud messaging providers), and with authorities where required by law.

6. Retention and deletion

Retention periods are defined by the employer and applicable law. Attendance, payroll-related, and approval records may need to be retained for employment, audit, or compliance purposes. Employees should contact their employer to request access, correction, export, restriction, or deletion. Company-level deletion may be available to authorized administrators where the product supports it; some records may be retained where legally or operationally required.

7. Security

Fieldo uses authenticated API access, secure token storage on supported devices, HTTPS production endpoints, role-based access control, and operational monitoring. No method of transmission or storage is perfectly secure, so users must protect their devices and credentials.

8. Children

Fieldo is intended for workplace use and is not directed to children.

9. Changes

This policy may be updated as the service evolves or legal requirements change. Material changes should be reflected on this page; your employer may communicate updates that affect your workplace.

10. Contact

For employment data questions, contact your employer first. For platform support or privacy routing: info@purefon.com. Support page: Fieldo Support.

سياسة الخصوصية — تطبيق فيلدو (Fieldo)

آخر تحديث: مايو 2026. تشرح هذه الصفحة كيف قد تُعالَج البيانات الشخصية فى إطار استخدامك لتطبيق فيلدو مع صاحب عملك. لاستفسارات محددة عن ملفك تواصل مع مسؤول شركتك أولاً.

1) من نحن

تطبيق فيلدو (Fieldo) يوفّر أدوات الحضور والانصراف، وزيارات الميدان، والتخطيط والإجازات والإشعارات ضمن بيئة عمل مُعرَّفة من صاحب العمل (شركتك). معالجة البيانات الشخصية تتم فى سياق علاقة العمل والتعليمات التى يضعها مسؤولو شركتك على النظام.

2) البيانات التى قد تُجمع

• الحساب: البريد الإلكترونى، الاسم، رقم الجوال، الدور الوظيفى، الفرع، والبيانات التى يدخلها مسؤول الشركة.
• الحضور والوقت: أوقات تسجيل الدخول والخروج، الملاحظات الاختيارية المرفقة بالبصمة.
• صورة الوجه أو الصور: إذا فرضت سياسة الشركة التقاط صورة أو اختيار صورة للتحقق من الهوية عند الحضور أو الميدان.
• الموقع: إحداثيات GPS عند طلب التطبيق أو النظام لأغراض نطاق الفرع (Geofence)، أو زيارات الميدان، أو عند طلب الإدارة إرسال الموقع — دون الإعلان عن موقع فى الخلفية فى إعدادات الإنتاج الحالية لنظام Android.
• خطط العمل والإجازات والأذونات: البيانات التى تُدخلها فى نماذج الطلبات والمرفقات المنطقية.
• الجهاز والإشعارات: رمز إشعارات الدفع (Push) عند تفعيلك للإشعارات لإيصال التنبيهات والموافقات.
• سجلات تقنية: قد يُسجَّل عنوان IP أو نوع الجهاز أو أحداث أخطاء عامة لأغراض الأمان واستكشاف الأعطال.

3) أغراض المعالجة

• تنفيذ عقد العمل والسياسات الداخلية للشركة (حضور، حضور ميدانى، موافقات).
• الامتثال لالتزامات قانونية أو تنظيمية تخص صاحب العمل عند الاقتضاء.
• تشغيل النظام والأمان ومنع الاحتيال وإساءة الاستخدام.

4) مشاركة البيانات

لا يُقصد بيع بيانات الموظفين لأطراف ثالثة لتسويقها. قد تُنقل البيانات إلى مزوّدى استضافة أو إشعارات أو بريد لإيصال الخدمة فقط، وإلى مسؤولى شركتك والمدراء ضمن الصلاحيات، والجهات التى يفرض القانون إفصاحاً لها.

5) التخزين والاحتفاظ والحذف

مدة الاحتفاظ تتحدد بواسطة صاحب العمل والقانون. لطلبات الوصول أو التصحيح أو الحذف تواصل مع مسؤول شركتك أولاً.

6) الأمان

يُنصح بتفعيل قنوات الاتصال المشفرة (HTTPS)، وحماية أجهزة الموظفين، وإدارة كلمات المرور والصلاحيات وفق سياسة الشركة.

7) حقوقك

للوصول إلى بياناتك أو تصحيحها أو حذف الحساب أو الاعتراض على معالجة معيّنة، تواصل مع مسؤول شركتك أولاً. قد تخضع طلباتك لقيود قانونية أو تشغيلية.

8) الأطفال

الخدمة مخصصة لبيئة العمل؛ لا يُقصد استخدامها من قبل قاصرين دون علاقة عمل مشروعة.

9) التعديلات على السياسة

قد يُحدَّث هذا النص مع تطور التطبيق أو المتطلبات القانونية.

10) اتصال

للاستفسارات المتعلقة بالخصوصية فى إطار عملك: مسؤول شركتك أولاً. للدعم العام: info@purefon.com · التواصل والدعم.